「1人でも週3回以上のイベント管理・運営ができた」申し込み受付、広報、運営まで全てを一気通貫で管理

イベント主催経験ゼロからの挑戦

近年、イベントスペースやコワーキングスペースなど、人が集まる場が増加しています。多くのスペースがあり、利用者の獲得を目的にスペース自体が多様なイベントを企画する場面が増えるなか、膨らむ管理コストをどう解決するか、という悩みも。

今回はJR丹波口駅より徒歩5分、年間で100回以上のイベントを開催するイベントスペース「たまり場」を運営する京都リサーチパーク株式会社（以下京都リサーチパーク）の井上さんにお話をうかがいました。

京都リサーチパークは、1989年に京都からの新産業・新ビジネスの創出に貢献すべく開設されました。

井上さんは2017年に銀行員から、京都リサーチパークへ転職。2018年にたまり場を開設しました。たまり場は開設当初より、起業家や大学生、クリエイターなど若者が集い、カジュアルに交流できる場所を目指していました。

しかし、ただ場所があっても誰も来場しない、まずは来るきっかけを作ろうと井上さんは考えます。こうして、井上さんの「イベントへの参加を目的とした来場を増やすこと」に向けた活動が始まりました。

銀行員時代は、イベントの主催経験どころかネットワーキングのイベントに参加することも全くなかった井上さん。最初にした活動は「ピーティックスでイベントを探すこと」だそう。

仕事が終わってからイベントに参加する、という考え方を持っていないところから、自分でイベントを立ち上げなければならない、と状況が大きく変わりました（笑）。 最初は知り合いのイベントへの申し込みでピーティックスを知り、そこから自分でもピーティックスでイベントを探して、参加して、どういうイベントを自分たちは目指すべきなのか、というような知見を養いましたね

週3回以上のイベント管理もピーティックスで解決

たまり場の開設前後すぐのイベントのオペレーションは、メールで申し込みを受け、エクセルで名簿を作り、当日は名前で出欠管理する、という仕組みでした。

開設時は運営担当の井上さん一人で常に複数のイベントを管理する必要があり、効率的なイベント管理フローを確立することが不可欠でした。

ピーティックスでは、イベントページ作成、申し込みフォーム作成、申し込み受付、事務局対応、当日の受付、アフターフォローまで一気通貫で管理できることを知り、イベント管理の省力化を目的として導入したのだそう。

過去には、週に3回以上のイベント管理を井上さん一人でしていた怒涛の時期もありましたが、現在では主に3人で業務を担当しています。3人の担当者がそれぞれピーティックスのイベントページを作成しますが、他の担当者が編集中のイベントページも管理画面上で確認できるため、「ここの表現が少し伝わりづらいから修正したほうがいい」「このカバー画像だと登壇者の印象が薄くなってしまう」など、ちょっとした改善をすぐに指摘しあえることもリモートワーク下で役に立っているそうです。

リピーター対策も新規の集客もまとめて行えることが他の管理ツールにはない魅力

2023年2月現在、”京都リサーチパーク”のピーティックスグループフォロワーは2,700名ほど。

ピーティックスのフォロワーは、イベント参加者が「次回以降もこのグループが新規イベントを公開したら通知を受け取る」に設定したり、イベントページから直接フォローボタンを押したりすることで増えていきます。

イベントページを公開するとフォロワーに「新規イベント公開の通知」がメールとアプリで自動的に送信されます。そのため、フォロワーが増えた現在は公開してすぐに20名以上の申し込みが入る時もあるとか。
1回のイベントに数十名の申し込みがあり、それを継続することでピーティックスのフォロワーが「大きな広報チャネル」に育っていくことも、ピーティックスをおすすめする理由と教えてくれました。

また、新規のイベント参加者は常に探し続ける必要がありますが、新規に関しても、ピーティックスは840万人が使っているので、ピーティックス経由の新規流入も見込めるのが大きな魅力だと、最後に伝えてくれました。

イベントを続けていく中で、集客は永遠の課題です。自分たちだけで広報していると来場者層も固定化してしまう恐れがありますが、ピーティックスを使うと新しい層の来場を期待することができます。他ツールも検討することもありますが、単純に管理だけでなく集客まで考えられるツールということでこれからもピーティックスを使い続けていきます

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