イベント当日にトラブルはつきものですが、様々なことが起こっても手元にマニュアルがあれば安心して運営を行うことができますよね。
イベント運営マニュアルは、イベントの詳細や組織図など、当日に向けてスタッフが共有すべき情報をまとめた文書のことを指します。
この記事では、このイベント当日に役立つ運営マニュアル作成の目的やポイントなどについて解説します。
イベント運営マニュアル作成の目的
作業の抜け漏れや重複を防ぐ（準備段階）
イベントの準備や運営には、多くのタスクが含まれます。これらのタスクが漏れたり重複したりすると効率が悪くなり、イベントの運営に悪影響を及ぼす可能性があります。
マニュアルがあると、準備段階で全てのタスクを一覧化し、それぞれのタスクが確実に遂行されるよう管理できます。抜け漏れや重複を未然に防ぎ、全ての準備が整った状態でイベント当日に臨みましょう。
当日の流れをスタッフ全員で把握する（イベント当日）
イベント当日、各スタッフが自分の役割を理解していても、全体の流れを把握していなければ、イベントが円滑に進行しないことがあります。
マニュアルがあれば、全てのスタッフが当日の詳細なスケジュールや手順を把握でき、誰が何をいつ行うべきかを理解できます。タイムスケジュールの遅れや連携のズレを防ぎ、スムーズな進行を目指しましょう。
イベント運営マニュアル作成のメリット
スタッフ間で情報共有しやすくなる（準備段階）
マニュアルは、準備段階でのスタッフ間での情報共有の効率を格段に上げることができます。
当日のスケジュールなどを具体的に共有することで、どこに業務が集中しているか、どこの人員が余っているかなどを事前に認識でき、当日のスムーズな運営につなげられます。
イベントの質の向上につながる（準備段階）
運営マニュアルがあることで、スタッフのトレーニングや準備を効率的に行えます。特に新しいスタッフにとっては、マニュアルに沿った研修が有効です。
事前に練習やシミュレーションを行うと、スタッフ全員のスキルが向上してイベントの質が向上します。
円滑なイベント運営が実現できる（イベント当日）
マニュアルによってスタッフ全員に情報が共有されると、各自が自分の役割だけでなく、全体の流れや他のスタッフの役割も把握できるため、連携がスムーズになります。
特に大規模なイベントでは細かな連携が求められるため、抜け漏れのない情報を持つことが非常に重要になります。
トラブル対応がしやすくなる（イベント当日）
マニュアルには予期せぬトラブルや緊急時の対応策も含まれているため、スタッフは万が一の事態にも迅速かつ適切に対応できるようになります。
スタッフの心理的安全性が高まることで、モチベーションの向上にもつながります。
ノウハウを蓄積できる（イベント終了後）
イベントは一度限りのものではなく、今後も開催されることが多いです。そのため、毎回ゼロから準備を始めるのではなく、過去の経験を活かすことが重要です。
運営マニュアルを作成し、イベントの成功事例や改善点を記録することで、次回以降のイベント準備が楽になります。
イベント運営マニュアルに必要な項目
イベント概要
まず、マニュアルの冒頭にはイベントの概要を明記しましょう。イベント名、日時、会場、主催者、登壇者などの基本情報を網羅することで、全スタッフがイベントの基本情報を把握できます。
合わせて、登壇者やゲストのプロフィールなども記載しておきましょう。
イベント会場情報
会場へのアクセス情報は非常に重要です。公共交通機関でのアクセス、車でのアクセス、それぞれの所要時間などを詳細に記載しましょう。
地図や写真などを添えると、より分かりやすくなります。
スタッフ組織図
イベント運営スタッフの組織図を作成し、各スタッフの役割を明確にしましょう。スタッフ間の連携がスムーズになり、トラブルが発生した際の迅速な対応が可能となります。
組織図には、イベントマネージャー、各部門のリーダー、サポートスタッフなどの肩書も示し、それぞれの役割を明確にしましょう。
当日のスケジュール表
当日のスケジュール表は、イベントの進行を管理する上で不可欠です。10～15分単位ごとの詳細なスケジュールを作成し、各セッションやプログラムの開始時間、終了時間、休憩時間、登壇者やゲストの入り時間などを明記しましょう。
ミーティングやリハーサルの時間の記載も忘れないようにしましょう。
スタッフ配置図
会場内のスタッフ配置図を作成し、各スタッフがどのエリアを担当するかを明確にしましょう。例えば、受付、案内、警備、技術サポートなど、各ポジションの配置を示し、役割分担を徹底します。
これにより、スタッフ各自が自分の役割を理解し、適切な場所で業務を行うことができるようになります。
会場見取図
会場の見取り図には、ステージ、観客席、出入り口、非常口、トイレなどの主要な設備の配置を示しましょう。
スタッフや出演者が会場内で迷うことなくスムーズに動けるように、ステージレイアウトは詳細に描き、機材の設置場所や登壇者の動線なども明確にしておきましょう。
案内表示計画
イベント当日の案内表示の計画も重要です。受付、トイレ、出口などの場所を示す看板をどこに設置するかを考え、わかりやすいデザインで作成しましょう。
来場者が迷わずに目的地にたどり着けるようにし、混雑を避けることが重要です。
持ち場ごとの作業内容
各持ち場ごとの作業内容を詳細に記載しましょう。例えば、受付業務の手順、ステージ設営の手順、音響や照明の操作手順など、具体的な作業内容を詳しく記載します。
これによって、スタッフは自分の役割を正確に理解し、効率的に業務を進めることができます。
設置物イメージ図
イベントで使用する設置物のイメージ図もマニュアルに記載しましょう。準備段階でのイメージ共有がスムーズに行われ、当日の設置作業を効率的に進められます。
ポスター、パンフレット、看板、ディスプレイなどのデザインや設置場所は、具体的に示しましょう。
備品リスト
イベントで使用する機材や備品のリストを作成しましょう。例えば、プロジェクター、マイク、テーブル、椅子などの必要な物品を一覧化し、数量や配置場所を明記します。
準備の担当者が誰であるかも記載すると、なお良いでしょう。
スタッフの注意事項
スタッフに対しての注意事項を明記することで、全員が共通の認識を持ち、統一された対応が可能となります。
服装や持ち物、対応のマナー、緊急時の連絡手順などを詳細に記載しましょう。
緊急時対応策
緊急時の対応策として、緊急連絡先やトラブルシューティングの手順を詳細に記載しましょう。
予期せぬ事態が発生した際にも迅速かつ的確に対応できるようになると、スタッフ全員が安心して業務に臨むことができます。
イベント運営マニュアル作成の注意点
属人化しない
イベント運営はチーム全体で行うものであり、特定の個人に依存することは避けるべきです。特定のスタッフが不在でも、他のメンバーが代わりに役割を果たすことができれば、運営の安定性が保たれます。
属人化を防ぐために、運営マニュアルは誰もが理解できる内容および形式で作成し、重要な知識やスキルをチーム全体で共有しましょう。
権限ごとに情報の共有範囲を変更する
マニュアルには一元化された詳細な情報が必要になる一方、情報が多すぎると使い勝手が悪くなります。
大規模イベントでスタッフ数が多い場合は、組織構成や担当範囲別に内容を切り分けたり、情報構成を変化させたりしたマニュアルを使うことも一手です。
正確で最新の情報を反映させる
イベント運営マニュアルには、常に正確で最新の情報を反映させることが重要です。情報が古いままだと、誤った判断や対応ミスが発生する可能性があるため、定期的な更新を行いましょう。
表紙に更新日時とバージョンを記載すると、最新情報をすぐに確認できるのでおすすめです。
情報の取り扱いに気をつける
マニュアルは、次回以降のイベント運営に向けたデータとしても引き継がれていくため、個人情報や機密情報の管理にも注意が必要です。
運営スタッフへ配布したマニュアルは、イベント終了後にはきちんと回収しましょう。
参加者に合わせた対策も事前に検討しておく
イベント当日はスタッフだけでなく、多くの来場者も会場を訪れます。イベントの内容により、高齢者、子供連れ、外国籍の方など、参加者層が異なるため、参加者に合わせた対策を事前に考える必要があります。
前もって対策を検討することで、当日の運営もよりスムーズになり、参加者者の満足度を高めることにつながります。
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イベント運営マニュアル作成のポイントはつかめましたか？抜け漏れのない分かりやすいイベント運営マニュアルを作成し、スタッフ全員がスムーズに臨めるようにしましょう。
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