イベント集客を成功させる！タイミング別の集客アイディア

2022年10月29日2024年12月1日

イベントの成功には、多くの参加者が集まることが必要です。どんなに素晴らしい企画を立てても、適切な集客の戦略がなければイベントは成功しません。

この記事では、効果的なイベント集客をおこなうための具体的な集客方法、タイミング別の集客アイディア、成功事例などを解説します。

イベント集客までの流れ

イベントの集客施策として具体的な告知を行うまでには、しっかりとしたイベントの企画が必要です。
まずは、以下のイベント開催に必要なステップを確認しましょう。

イベント開催目的と目標およびターゲットの設定
イベント開催形式の選定
イベント予算の設定
イベント開催日程とタイムラインの設定
イベント名とプログラムの設定
イベント会場の確保/配信ツールの選定
イベント開催告知戦略の立案
イベント開催当日に向けた準備
イベント開催当日の運営
イベント開催後のフォロー

イベント集客に最も効果がある案内のタイミング

イベント企画から開催当日までのイベント全体のタスクのスケジュールを細かく設定することはもちろん、集客施策に特化したスケジュールもきちんと設定する必要があります。

イベントの集客は、適度に時間をかけながらイベント情報を浸透させていくことが重要です。

会場開催イベントの場合

できればイベント開催日の1ヶ月半前、遅くても1ヶ月前にはイベント開催情報を案内しましょう。

オンラインイベントの場合

会場開催イベントと比べると参加者が比較的都合を合わせやすいため、告知期間が短くても集客がうまくいく傾向があります。イベント開催日の2週間前あたりまでにイベント開催情報を案内しましょう。

逆にイベントページの公開からイベント開催日まで期間が長すぎると、参加を検討している人に時間的余裕が生まれ、イベントの存在を忘れてしまうことがあるので注意が必要です。

イベント集客の「波」

イベントページを公開してからイベント当日を迎えるまで、集客には「波」があります。
この波を理解した上で、各時期ごとの集客方法を考えることが重要です。

①公開申込期（公開〜1週間後）

イベントに強く興味を持った人が申し込む時期です。過去に主催した類似イベントへの参加者などが中心となります。

②申込停滞期（公開後2〜4週間）

申し込みが少ない時期です。なかなか人数が増えず、主催者に焦りが出てくる時期でもあります。

③申込加速期（開催日直前1週間）

開催まで残り1週間になると参加を検討していた人のスケジュールが確定するため、申し込みが一気に増える時期となります。

イベント申し込み時期と申し込み数

イベント集客の具体的な6つの方法

イベント集客では、ターゲットへの多角的なアプローチが重要です。
以下の方法を組み合わせながら、効率的なイベント集客を実現しましょう。

メールでの配信

メールは、ターゲットに対して直接的かつ個別にアプローチできる強力な手段です。過去のイベント参加者や見込み参加者のリストを活用して案内メールを送りましょう。

イベント詳細情報の掲載

ただイベントページのリンクを貼るだけでは、そのページへ遷移してもらえない可能性が高いです。メールの本文中に、イベントの日時や場所、テーマなどを詳しく記載し、参加者に具体的なイメージを持ってもらいましょう。

個別最適化したメッセージ

メールを受け取る人の属性や過去のイベント参加履歴に基づいて、個別にメッセージを編集します。これにより、メール受信者の関心を引きやすくなります。

行動喚起（CTA）の明確化

メール文の最後には、「今すぐ登録」「詳細を見る」などのボタンを設置して、明確な行動喚起を促しましょう。

段階的な配信

定期的なリマインダーやイベント前日の最終案内送付など、段階的にメールを送信します。これにより、参加者のイベントへの関心を維持し、当日の確実な参加を促します。
例えば、イベント開始の1か月前、2週間前、1週間前、前日といったタイミングでメールを送ると効果的です。

SNSでの拡散

メールの他に、不特定多数に広くイベント情報を発信するには最近ではSNSの活用も欠かせません。Facebook、X(旧Twitter)、InstagramなどのSNSにイベント情報を投稿し、認知度を高めましょう。

ハッシュタグの活用

イベントのキーワードや独自のイベント専用ワードなどでハッシュタグを作成し、イベント参加者が投稿を共有しやすくします。これにより、SNS上での話題性を高め、広範囲へのリーチが実現します。

動画の活用

近年、TikTokやInstagramに代表される短尺動画がリーチを伸ばすことに効果的と言われています。Canvaなどで告知動画を作成して投稿することも効果的です。

定期的な投稿

イベント情報や関連コンテンツを定期的に投稿し、フォロワーにアピールします。イベントの詳細や見どころ、登壇者の紹介などを段階的に発信しましょう。

関係者による発信

そのイベントに関連する人（登壇者や、その界隈のインフルエンサー）に情報の拡散をお願いすることもおすすめです。

記事の制作

オウンドメディアやブログなどを持っている場合、SEOを意識した記事を掲載することで、インターネット検索からイベント情報を見つけてもらうことが期待できます。

イベントの詳細情報や関連キーワードを効果的に記載した上で、過去のイベントの写真や参加者の声、動画などを含めると、参加者の興味を引きやすくなります。

プラットフォームへの掲載

イベント情報を集めたプラットフォームに掲載することで、イベント参加に広く興味がある人たちにリーチできます。

イベント情報の掲載から申し込みまでが同じサイトで完結できるプラットフォームを選ぶと、主催者の管理も、参加者の申し込みも便利です。申し込み方法が複雑であると参加者が途中で離脱する可能性が高くなるため、簡単に申し込みができるサイトを選びましょう。

メディアへの掲載依頼

イベントに関連するメディアに掲載依頼を送ってみましょう。メディアに掲載されることでイベントの信頼が上がり、集客効果に大きく寄与します。

企画や集客規模によっては、プレスリリースとして各メディアに直接送ることや、PR TIMESなどのプレスリリースツールを使ってみることなども検討してみてください。

オンライン広告の利用

もし予算に余裕があったら、オンライン広告の利用も検討してみましょう。オンライン広告ならば、広告掲載期間中にクリック率、コンバージョン率などを確認しながら改善点を見つけ、最適化しながら運用することができます。

時期別イベント集客のアイディア

イベント集客には波がありますが、その波の時期別にそれぞれの打ち手を考えることが、集客成功のカギとなります。

①公開申込期（イベント公開〜1週間後）

過去に開催した類似イベントに参加した人やSNSのフォロワーなど、関係が深い人たちへの告知が効果的です。できる限りこの時期に既存顧客を申し込みにつなげることを意識しましょう。

ポイント
「伝わりやすいか」、「信頼できるか」などの観点で、公開したイベントページの内容を確認してみましょう。「どのような思いで企画したイベントであるか」などを書き添えることも効果的です。

②申込停滞期（イベント公開後２〜４週間）

じっくりイベント情報を発信し続けることや、興味を持ちそうな人たちの目に留まる場所へ告知することが重要です。最低でも1週間に1回は情報を発信するように心がけ、参加検討中の人たちに対してイベントの存在を忘れないように告知し続けましょう。

ポイント
講師との打ち合わせやイベント会場の下見、ケータリングの検討、資料準備など、イベント当日を迎えるにあたって準備していることを、写真を添えて積極的に発信してみてください。
プラットフォームを利用している場合、停滞期には有料集客サービスを活用するのも1つの手段です。

③申込加速期（イベント開催日直前1週間）

参加検討者の申し込みを促すために、一気に集客を加速させましょう。イベントの情報が多く目に留まることが、参加申し込みへのモチベーションにつながります。

ポイント
最終準備をしている様子や、登壇者がいる場合はその登壇者からのメッセージをメールやSNSなどに掲載してみましょう。登壇者側からも告知してもらえるようお願いする大事な施策です。その際、登壇者が告知しやすいように発信文面例や素材（できれば登壇者ごとに違うもの）を準備することも、快く協力してもらうためには重要です。