初めてイベントを開催する場合、どのような手順で準備を進めたらよいか悩みますよね。イベントの目標を達成し、参加者に対してより良い体験を提供するためには、詳細な企画、集客および運営の計画が不可欠です。
この記事では、初めてのイベントをスムーズかつ効果的に開催するために重要な10ステップを解説します。
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イベント開催目的と目標およびターゲットの設定
イベントを通じて達成したい「目的と目標」を明確に定義しましょう。目的がイベントの根本的な理由であれば、目標はその目的を達成するための具体的な指標となります。
例）コミュニティ構築イベント
目的：特定のコミュニティを形成し、メンバー同士の結束を強化する。
目標：イベントに参加するメンバー数を増やし、コミュニティ内での協力や情報共有を促進する。
ターゲットの設定では、イベントに参加してほしい特定のグループや個人を想定し、その人たちのニーズや関心事を掘り下げて考えましょう。
箇条書きで書き出してみると、後からまとめやすいです。
初めてイベントを企画する場合は、まず類似イベントから具体的なヒントを得ることもおすすめです。
イベント開催形式の選定
イベントには、セミナー、ワークショップ、交流会など、様々な形式があります。イベントの目的とターゲットに最も適した形式を選びましょう。
イベント予算の設定
限られた予算を活用するためには、イベントの目標を達成するために最も重要な項目に優先順位を付け、適切に資金を配分することが重要です。予想される経費を詳細にリストアップし、それぞれに対して予算を割り当てましょう。
有料チケット販売での収入を予定している場合は、収入見込みを立て、収支表を作成してみましょう。
なお、チケット販売では当日のキャンセル率が下がる事前決済の利用がおすすめです。
イベント開催日程とタイムラインの設定
他の大きなイベントとの重複などを避け、ターゲットが参加しやすい日時を選んだ上で、イベント全体の流れを記したタイムラインを作成しましょう。
各セッションの開始と終了の時刻を明確にしたタイムラインを設定し、長時間開催の場合は十分な休憩時間を設けることも忘れないようにしましょう。
イベント名とプログラムの設定
イベントの目的とターゲットを念頭に置きながら、参加者が行きたくなるイベント名と多様な活動を取り入れたプログラムを設定します。
プログラムには、トークセッションやワークショップなど様々な要素をバランスよく組み込むことで、参加者をより満足させることができます。
イベント会場の確保/配信ツールの選定
会場の確保（オフラインイベントの場合）
イベントの規模や形式に適した会場を選びます。予算内での利用が可能か、参加者にとってアクセスしやすい立地であるか、そして必要な設備が備わっているかなどの確認が必要です。
また、早期に会場を確保することで、希望する日時に利用できる確率を高められます。
配信ツールの選定（オンラインイベントの場合）
オンラインイベントの場合は配信ツール（ZoomやGoogle Meet、YouTube Liveなど）を選びます。参加者にとって慣れているツールであるか、視聴するのにアカウント登録が必要かなどを確認しましょう。一度配信テストをしてみることもおすすめします。
イベント開催告知戦略の立案
SNS、メール、ウェブサイトなど複数のチャネルを使い分け、時期に合わせた計画的な告知戦略を考えながらターゲット層にアプローチします。
案内文ではイベントの魅力やユニークな点を強調しましょう。早期申し込みに対する割引など、参加を決めやすくする特典の提供も効果的です。
イベント開催当日に向けた準備
当日までのスケジュール表の作成
イベント当日までの全てのタスクを明確にし、実行期限を設定します。
プロジェクト全体の流れを視覚化することで、各担当者が自分の責任範囲とタイムラインを正確に理解できるようになります。
担当者の割り振り
各セクションやタスクに対して、適切なスキルと経験を持つ担当者を配置します。各担当者には、その役割と責任範囲を明確に伝え、必要な情報を提供しましょう。
また、担当者間でのコミュニケーションを促進し、タスクの進捗状況や問題点を共有できる体制を整えることも重要です。
登壇者との調整
登壇者にイベントの目的を伝え、発信内容がターゲットに合っているか確認します。
発表内容や資料の提出期限などについて事前に擦り合わせ、リハーサルのスケジュールも忘れずに組みましょう。
プログラムの確認
イベントの目的とターゲットに合わせて、魅力的でバランスの取れたプログラムであるかを確認します。
タイムスケジュールには余裕を持たせ、イベントがスムーズに進行するように計画しておきましょう。
資材や機材の用意（オフラインイベントの場合）
音響機器、照明、プロジェクター、マイク、会場装飾、受付用具、案内看板など、イベント運営に必要な物品を洗い出して用意します。安全装備や緊急時用の備品も忘れずに準備しましょう。
マイクやWi-Fi環境を確認（オンラインイベントの場合）
リモートで出演する登壇者がいる場合、マイクやWi-Fi環境の確認を兼ねて、リハーサルすることをおすすめします。場合によっては機材を郵送することも選択肢に入れましょう。
司会台本の作成
イベントの流れをスムーズにするための司会台本を作成します。
参加者がスムーズにイベントを楽しめるように、アクシデント対応の手順なども含めておきましょう。
アンケートの準備
参加者が容易に理解し、迅速に回答できる形式のアンケートを準備しましょう。
具体的なフィードバックをもらうためには、選択式の質問とともに自由記述式の質問を組み合わせることがおすすめです。
運営マニュアルの作成
当日に向けてスタッフが共有すべき情報をまとめたマニュアルを用意しておきましょう。
イベント当日にトラブルはつきものですが、手元にマニュアルがあれば安心して運営を行うことができます。
イベント開催当日の運営
▼イベント開始前
チェックリストと台本の確認
事前に作成したチェックリストと台本を確認し、全ての準備が整っているかを確認します。オフラインイベントの場合は、会場の設営、機材の準備、スタッフの配置などの細かい点も見逃さないように確認しましょう。
事前打ち合わせ
登壇者やスタッフなどの関係者との事前打ち合わせを行い、それぞれの役割を再確認します。イベント当日には予測できない問題が発生する可能性もあるため、事前にトラブル対応の手順を確認し、迅速かつ適切な対応を心がけましょう。
会場設営（オフラインイベントの場合）
参加者の安全と快適性を第一に考え、出入口や通路の配置を工夫します。参加者が迷わないように、受付や案内看板を分かりやすく設置することも大切です。照明や音響はイベントの雰囲気に合わせて設定しましょう。
受付と参加者案内（オフラインイベントの場合）
受付では参加者名の確認やイベントの流れの説明を行い、必要な資料や名札の配布を行います。広い会場の場合は、受付係とは別に案内係も配置し、参加者が迷うことなく目的のエリアに到達できるようにサポートしましょう。
▼イベント中
進行管理
プログラムの進捗に遅れがないかを確認しながら進行し、必要に応じて柔軟に調整します。突発的な問題が発生した場合は迅速に対応し、参加者や関係者に明確な指示を出して混乱を避けることが重要です。
▼イベント終了後
アンケートの実施
イベント終了後にはアンケートを実施し、参加者の満足度や感想を効果的に収集しましょう。アンケート結果は、将来のイベント計画や改善のための重要な情報となります。
イベント開催後のフォロー
お礼の連絡
参加者や協力者などに対して感謝の気持ちを伝えましょう。心温まるメッセージでお礼をすることが大切です。
また、参加者だけでなく関係者からも率直なフィードバックを求めることで、今後の改善につながる意見を得ることができます。
反省会の実施
反省会では、目標達成度の評価、成功した点や改善が必要な点の把握が重要です。アンケート結果などを参考に問題の原因を分析し、具体的な改善策を立てることが次回イベントの成功につながります。
チーム全体で成果と課題を共有して、具体的なアクションプランを策定しましょう。
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