イベントの開催において、適切な会場を選ぶことは参加者の満足度を高め、イベントの目的を達成する上で不可欠です。
この記事では、イベントを開催する際の会場選びのコツと下見のチェックポイントについて解説します。
イベント会場選びまでのステップ
イベントの企画において、会場選びまでにおこなっておきたいステップは以下の5つです。
- イベント開催目的と目標およびターゲットの設定
- イベント開催形式の選定
- イベント予算の設定
- イベント開催日程とタイムラインの設定
- イベント名とプログラムの設定
イベント会場選びのコツ
会場選びまでの準備が整ったら、以下のポイントを参考にインターネットで会場の情報を収集しましょう。
イベント会場を選定する上で、実際にその会場を利用した人々の口コミや評判は重要な情報源となります。会場の公式サイト以外にも、レビューサイトやSNSを活用して情報を集めてみましょう。
希望日時の空き状況
いくら良い条件の会場であっても、空きがないと利用できません。最初に希望日時の空き状況を必ず確認しましょう。
また、事前に空きが確認できても予約は先着順であるため、会場候補が見つかった場合は速やかに予約を行うことをおすすめします。
アクセスの良さ
会場までの行きやすさは、イベント参加率に直接影響します。最寄駅からのアクセスが良好であったり、駐車場が近くにあったりする会場を選ぶことが望ましいです。
また、遠方からの参加者がいる場合は、近くの空港やホテルからのアクセスも考慮しましょう。
参加人数に合った会場の広さ
おおよその参加人数を想定した上で、その人数に見合う広さの会場を選びましょう。
少人数の参加者に対して会場が広すぎると、賑わいのないイベントのような印象を与えてしまいます。逆に、大人数の参加者に対して会場が狭すぎると、入場できない参加者が出てしまう可能性があります。
会場によっては仕切りなどで大きさを調整することができるため、対応が可能か確認してみましょう。
料金
会場のレンタル料だけでなく、各種設備の使用料や追加サービス料金など、全ての費用を総合的に考え、コストパフォーマンスの良い会場を選びましょう。
止むを得ない事態に備えてキャンセル料についても併せて確認しておくことをおすすめします。
設備とサービス
音響設備、プロジェクターなどの機材、Wi-Fiなどの電波状況など、イベントの形式に応じて必要な設備やサービスがそろっているか確認しましょう。
自前の機材を持ち込む予定の場合は、搬入の可否についても確認を忘れないようにしてください。
会場ルール
設備の使用方法や飲食・喫煙など、会場には様々なルールがあり、ルールに違反すると規約違反として違約金が発生する場合があります。
イベントの企画内容が会場のルールに反していないか確認しておきましょう。
対応の柔軟性
イベントでは、天候の変化や参加人数の増減など、想定外の対応が必要になることがあります。
そのため、変更事項に対して柔軟に対応してもらえるかも事前に確認しておきましょう。
イベント会場下見のチェックポイント
利用したい会場の候補が決まったら、実際に会場を訪れ、以下のポイントを参考に下見を行いましょう。
下見では、ウェブサイトの情報だけでは分からない詳細を直接確認し、実際にイベントを開催する際のイメージを持つことができます。
会場までの道のり
最寄駅やバス停から会場までのルートや所要時間を確認します。会場が分かりにくい場所にある場合は、途中で目印となる建物をチェックしておき、参加者に事前にお知らせしましょう。
会場までの道のり動画や入り口を写真に撮って掲載することもおすすめです。SNS投稿のネタにもなるので、写真は積極的に撮りましょう。
近くのコンビニの場所
イベント当日、追加で備品（紙、ペン、テープ、電池、携帯充電器、紙コップ・紙皿、割り箸、飲み物、紙おしぼり、ゴミ袋、ゲスト用のお菓子など）の購入が必要となった場合、コンビニがあると便利なため、最寄りの店舗の場所を確認しておきましょう。
電源の位置や小口数
電源の位置と数を把握し、電源の数が足りない場合は延長コードを忘れずに用意します。何度も分岐が必要になりそうな場合は、合わせてアンペア数も確認しましょう。
照明の動作
照明の点灯や消灯の方法や手順を確認しましょう。照明を用いた演出が重要となる場合は、簡単なリハーサルを行うことをおすすめします。
備品の動作
会場でプロジェクターやマイクなどの機器などを借りる場合は、その動作や手順を確認しましょう。BGMの音量調整や、準備した画像や動画が問題なく映るか、パソコンとの互換性などをチェックします。
機器によっては接続時の相性もあるため、イベント当日と同じ機器を持ち込み確認することをおすすめします。Wi-Fiは何名までの接続が可能か、接続時のスピードなども確認しておきましょう。
ゴミの分別や処理
会場で処理ができる場合は、分別方法やイベント終了時にどこに置いておくべきか、ゴミ袋は持ち込みかなどを確認しましょう。
特に飲食をともなう懇親会を同会場で行う場合、多量のゴミが発生する可能性があります。会場でゴミの処理ができない場合は、別の場所での懇親会の実施も検討しましょう。
事前搬入
事前の備品の郵送や、懇親会用の飲食物の受け取りなどが可能か確認しましょう。これらができることで搬入がスムーズになるため、必要であれば確認をおすすめします。
動線
参加者やスタッフの流れをスムーズにして混雑を避けるために、動線の確認も必要です。入口から受付、会場内の各セクション、トイレなどへのアクセスが容易かどうかを確認しましょう。また、受付で待機列ができた時の滞留する場所も確認しておくとスムーズな受付につながります。
災害対策
近年、自然災害のリスクが高まっているため、会場の災害対策を確認することも重要です。緊急時の避難経路、避難所の位置、非常用の電源供給など、会場がどのような対策をしているかを確認しましょう。
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イベントの会場選びおよび下見は、イベントの成功を左右する重要なステップであり、単に場所を決める以上の意味を持ちます。ご紹介したポイントを参考に、イベントの目的に合った最適な会場を見つけてみてください。
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