「イベント告知文/案内文」には、参加者がイベントについて明確に理解して興味を持てるように、必要な情報を記載することが重要です。
せっかく企画したイベントの価値をしっかりと届けるためには、どんなことに気をつけたら良いでしょうか？
この記事では、イベントの魅力を適切に伝える告知文/案内文を書く上でのポイントについて解説します。
主催者に聞いて分かった！イベント告知文/案内文作成のお悩み
イベントを主催したことがある方たちに、イベントページの文章を書く上でのお悩みをうかがったところ、様々なお声をいただきました。
コツをつかめば誰でも書ける！魅力的なイベント告知文/案内文作成のポイント
＜例＞
①今年も開催！桜町市の魅力を再発見できる ふるさとフェスタ2024
②【イベント概要】
毎年恒例の「ふるさとフェスタ2024」を開催いたします。今年も地域の特色を活かした多彩なプログラムを用意しています。
伝統工芸のワークショップでは、地元の職人による実演と体験が行われ、参加者は自分だけのオリジナル作品を作ることができます。また、地元食材を使ったグルメ市では、新鮮な野菜や果物、手作りの加工品が並び、地元の味を堪能できます。
さらに、地元アーティストによるライブパフォーマンスも見どころの1つです。地域の歴史や文化を学べる展示コーナーも設けられ、訪れた人々に新たな発見を提供します。
子どもも参加できる内容が盛りだくさんのため、家族で1日中楽しめるイベントとなっています。地域コミュニティの絆を深め、地元を活性化させるための重要な機会に、ぜひご家族やご友人とともにいらっしゃってください！
③【おすすめポイント】
▼地域文化を体験できる！
地元の食文化や伝統工芸に触れることができるので、自分の住む地域の文化や歴史について学び、理解を深めることができます。
伝統工芸ワークショップでは、地元の職人から直接技術を教わることができるため、手作りの楽しさと同時にその背後にある歴史や物語を知ることができます。
▼コミュニティとつながる！
他の参加者と交流することで、地域コミュニティとの絆を強化し、新しい関係を築く機会にもなります。
このイベントには毎年多くの地域住民が参加するため、普段はなかなか接点がない人々とも交流の機会が得られます。
▼家族での楽しい思い出が作れる！
子どもから大人まで幅広い年齢層がともに楽しむことができるため、家族の絆を深める機会になります。
子ども向けのクラフト教室や絵本の読み聞かせ会など、親子で一緒に楽しめるプログラムも豊富に用意しています。
④【こんな人におすすめ】
- 地域文化に興味がある方
- 伝統工芸や地元の食文化を体験したい方
- 家族で楽しめるイベントを探している方
【日時】
2024年4月27日（土）10:00〜17:00（入退場自由）
＜タイムライン＞ ※当日までに変更になる可能性があります、ご了承ください。
10:00 – 11:00 オープニングセレモニー
11:00 – 12:00 伝統工芸ワークショップ／グルメ市オープン
12:00 – 13:00 地元アーティストによるライブパフォーマンス①／展示コーナーオープン
13:00 – 14:00 ファミリーアクティビティ
14:00 – 15:00 地元アーティストによるライブパフォーマンス②／伝統工芸ワークショップ
15:00 – 16:00 地域クイズ大会／交流タイム
16:00 – 17:00 クロージングセレモニー
【会場】
桜町市 市民公園 大広場特設エリア
（東京都桜町市1-2-3／桜町駅から徒歩10分）
※駐車場は数が限られています。当日は混雑が予想されるため、なるべく公共交通機関でのご来場をお願いいたします。
【参加費】
入場料 500円（チケット申し込み時の事前決済、未就学児は無料）
【申し込み方法】
このページの「チケットを申し込む」ボタンからお申し込みください。
申込締切：2024年4月27日（土）9:00
⑤【注意事項】
- 天候等の理由でイベントが中止になる場合は、公式SNSの〜〜〜（https://12345~~~~~）でお知らせします。最新情報をご確認ください。
- チケット申込後のキャンセルや変更はできませんので、ご注意ください。
⑥【主催者について】
桜町市文化振興課は、地域の文化を守り育てるとともに、新たな文化的価値を創造することを目指しています。年間を通じて、地元の文化や芸術を支援し、地域コミュニティを活性化させることを目的としたイベントを企画しています。
各イベントでは、地域の歴史や伝統を紹介し、桜町の文化的な魅力を発信しながら、地域住民だけでなく広く一般に桜町市の魅力を再認識してもらうことも目標としています。過去のイベントの様子は、桜町市ホームページに掲載しています。
【連絡先】
桜町市文化振興課 ふるさとフェスタ2024事務局
電話番号：03-1111-1111
※イベントに関するお問い合わせは、このページの「主催者に連絡」からメッセージをお送りください。
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＜ポイント＞
①イベント名で参加者の目を引く
イベント名は、30文字程度で簡潔かつ魅力的にすることが重要です。これにより、インターネットの検索結果やSNSでの表示が最適化され、読み手の目を引きやすくなります。
単純なイベント名を書くだけではなく、キャッチコピーなどを添えながら、思わず案内文を読み進めたくなるようなイベント名を付けましょう。
参考記事：
集客力アップ！参加者が行きたくなるイベント名の付け方
②イベント概要を簡潔に説明する
イベントの目的や背景、内容を具体的に説明することで、参加者が理解を深めることができます。主催者のこれまでの実績や評価を簡潔に紹介することで、イベントの信頼性を高めることも可能です。
注意点は長く書きすぎないことです。簡潔でありながらも、必要な情報は漏れなく伝えるバランスを心がけましょう。
③イベントのおすすめポイントを伝える
似たようなテーマのイベントは数多く開催されています。自分たちのイベントに参加してもらうためには、おすすめポイントとしてユニークな点を書く必要があります。
イベントの企画でこだわったポイントや、参加者が得られるメリットなどを書いてみてください。また、参加者の声や過去の成功事例を数字で表現して加えることで、その魅力をより具体的に伝えることができます。
④参加者ターゲットを明記する
ターゲットの属性によって響く言葉は変わってきます。今回のイベントのターゲットが誰なのかを具体的に考えて記載しましょう。より分かりやすくターゲットを示すためには、シンプルな箇条書きでの表記もおすすめです。
年代、職業、興味関心など、ターゲットの詳細を明確にすることで、関心のある人々が自分自身をイベントの対象者としてイメージしやすくなります。これにより、より関連性の高い参加者を引き寄せることができます。
⑤注意事項を抜け漏れなく記載する
イベント中止時の連絡方法やキャンセル方法などは、参加者から多く質問されることが予測されます。注意事項として案内文に記載することで、問い合わせやトラブルを回避でき、イベント運営に集中できます。
なお、キャンセル依頼に対応する場合は、以下のように条件を明記しましょう。
例）
イベント当日より1週間前まではキャンセルを受け付けます。このページの「主催者に連絡」よりキャンセル希望の旨をご連絡ください。それ以降はキャンセルを受け付けませんので、ご注意ください。
また、チケット申し込み時に個人情報を取得する場合は、個人情報の取り扱いに関する規約やポリシー等を開示する必要があります。
⑥主催者情報を充実させる
主催者が普段どんな目的でどんな活動をしているかや、連絡先（電話番号・メールアドレス）などをしっかりと記載し、信頼性を強調しましょう。
主催者が個人であったり、イベントの登壇者であったりする場合は、顔写真や経歴などが掲載されていると、より信頼度が増します。また、過去にイベントを開催したことがある場合は、そのレポートや写真などが掲載されているとさらに良いです。
主催者がおこなっている活動が一般的には分かりにくい内容の場合は、冒頭のイベント概要の項目に、簡単に活動内容を記載することもおすすめしています。
⑦記載項目の流れを整える
必要な情報が網羅されていても、その流れがバラバラの場合は読みにくい文章となります。以下の「テンプレート」を参考に、読み手がすんなりと理解しやすい順番で各項目を記載しましょう。
イベントの概要、参加者のターゲット、日時を始めとした詳細情報、といった論理的な順序で情報を整理することが重要です。流れを明確にすることで、参加者が必要な情報を効率的に得られるようになります。
⑧文字の大きさや太さ、余白などを意識する
いくら分かりやすい文章が書けていたとしても、すべての文字が同じ大きさや太さであったり、行間に十分な余白がなかったりする場合、読み手は情報を捉えにくくなります。
各項目の見出しを太字にする、見出しと見出しの間には余白を取る、記号を効果的に使用するなど、ぱっと見て文章が分かりやすいことを意識してみましょう。配置デザインを工夫することで目を引く要素が強調され、読み手が重要な情報に素早くアクセスできるようになります。
良い例）
▼地域文化を体験できる！
地元の食文化や伝統工芸に触れることができるので、自分の住む地域の文化や歴史について学び、理解を深めることができます。
地域の伝統工芸ワークショップでは、地元の職人から直接技術を教わることができるため、手作りの楽しさと同時にその背後にある歴史や物語を知ることができます。
悪い例）
地域文化を体験できる 地元の食文化や伝統工芸に触れることができるので、自分の住む地域の文化や歴史について学び、理解を深めることができます。地域の伝統工芸ワークショップでは、地元の職人から直接技術を教わることができるため、手作りの楽しさと同時にその背後にある歴史や物語を知ることができます。
⑨イメージ写真を挿入する
イベントページに写真を挿入することは、参加者に対して視覚的な魅力を提供し、イベントの雰囲気や内容を直感的に伝える上で効果的です。
過去のイベントの様子や、イベントで行われるアクティビティ、会場の雰囲気を捉えた写真を掲載することで、イベントの詳細を具体的にイメージされやすくなります。
視覚的な要素を活用することで、ページの魅力を高め、イベントへの参加意欲を引き出しましょう。
すぐに使える！イベント告知文/案内文テンプレート
上記でご紹介した内容のテンプレートになります。コピーして、それぞれの項目を編集した上でご利用ください。
本文は2,000〜2,500字程度であると、詳細な情報を提供しつつ読み手が読みやすい分量におさめることができるので、おすすめです。
なお、ChatGPTのアカウントをお持ちの方は、以下の「ChatGPTを使って添削する」で添削機能をご利用いただけます。「テンプレートを開く」をクリックして会話を開始してください。
ChatGPTを使って添削する
※ChatGPTが提案する回答は必ずしも正しいとは限らないため、必ず内容のご確認をお願いします。
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【イベント名】
※イベントの内容が一文で伝わるように簡潔に書きましょう。
【イベント概要】
※イベントの目的や内容、プログラムなどを書きましょう。
【おすすめポイント】
※イベントへの参加になぜ価値があるのか、具体的なメリットを挙げて説明しましょう。
【こんな人におすすめ】
※どんな人に来てもらいたいかを書きましょう。
【日時】
※イベントが開催される日付と時間、タイムラインなどを具体的に記載しましょう。
【会場】
※イベントが開催される場所の詳細（交通アクセス情報も）を書きましょう。オンラインイベントの場合は、参加に必要なプラットフォームの情報を書きましょう。
【参加費】
※無料イベントの場合はその旨を強調し、有料の場合は料金の詳細と支払い方法を書きましょう。
【申し込み方法】
※申し込み手順を説明しましょう。締切がある場合は日時を明記してください。
【キャンセルについて】
※イベントのキャンセルに関するポリシーを説明しましょう。特に有料イベントの場合、キャンセル期限や払い戻し条件などを明確にすることが重要です。
【主催者について】
※主催者が普段どのような活動をしているのかを紹介しましょう。
【連絡先】
※主催者の連絡先情報を記載し、参加者が質問や不明点を解消できるようにしましょう。
イベントの集客力をアップさせるためにはピーティックスがおすすめ
ご紹介したポイントを参考に、みなさんが工夫を重ねて作り上げたイベントを、ぜひ効果的に発信してみてください。
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